Smart working: quali strumenti utilizzare?

Sempre più aziende si stanno convincendo di quanto l’adozione di modalità di lavoro agile, con formule flessibili all’interno degli orari di lavoro, possa portare numerosi benefici tanto all’azienda quanto ai dipendenti.

Vantaggi e criticità dello smart working

Dare ai dipendenti la possibilità di alternare il lavoro in presenza con quello da remoto ha indubbie ricadute positive sul cosiddetto work-life balance, in quanto riduce il tempo necessario agli spostamenti nel traffico nelle ore di punta e permette ai lavoratori di organizzare meglio le giornate lavorative.  Nel medio periodo, si ha un impatto a livello ambientale, riducendo le emissioni legate proprio ai percorsi casa-lavoro e riducendo necessariamente l’utilizzo di documenti stampati e quindi di carta e di cartucce di inchiostro.

Per le aziende c’è la concreta possibilità di ridurre i costi, riducendo gli spazi degli uffici e tutti gli oneri ad essi collegati e riducendo i rischi legati allo spostamento delle persone.

Di contro, alcune aziende temono in un calo della produttività – anche se alcuni studi sembrano dimostrare il contrario – legato prevalentemente alle difficoltà “tecniche” nell’implementazione dello smart working.

Per far sì che la qualità del lavoro sia slegata al luogo fisico in cui questo si svolge è necessario che le Aziende mettano a disposizione dei dipendenti tutte le attrezzature e le tecnologie più evolute, per garantire operatività, efficienza e sicurezza.

Strumenti per lo smart working

Connettività

La prima cosa che viene in mente pensando al lavoro da remoto è la connettività. Nelle principali città italiane la connessione ad Internet è di buona qualità grazie alla diffusione della tradizionale ADSL e, più recentemente della Fibra FTTH, tuttavia le aziende devono considerare anche la possibilità di fornire ai dipendenti SIM che possano garantire un traffico adeguato allo scambio di dati, qualora ci fosse la necessità di utilizzare il telefono aziendale come hotspot.

Sicurezza degli accessi

L’ingresso nella rete aziendale da remoto avviene tramite connessione Internet, è fondamentale quindi monitorare gli accessi, tramite strumenti che permettano la sincronizzazione e gestione degli account utente e delle credenziali e diritti di accesso a portali, programmi e applicazioni sia che si trovino sui server aziendali che in Cloud. Occorre inoltre gestire eventuali permessi per collaboratori esterni e consulenti aziendali, per garantire la piena operatività, tutelando la sicurezza aziendale. Dei sistemi di autenticazione e protezione abbiamo parlato qui https://www.cabar.com/sistemi-di-protezione-e-autenticazione/

Condivisione di dati e informazioni

Lo smart working si basa sulla possibilità che i documenti e gli archivi aziendali possano essere raggiungibili in qualsiasi momento e indipendentemente da dove si trovano fisicamente gli utenti che hanno i permessi di accesso.  Questo significa avere spazi di condivisione dove i file possono essere caricati, archiviati, condivisi e modificati da più soggetti da remoto, garantendo la sincronizzazione delle variazioni e la sicurezza di ogni operazione.  Di come coniugare mobilità e sicurezza nel file sharing, abbiamo parlato qui https://www.cabar.com/2023/05/file-sharing-coniugare-mobilita-con-sicurezza/

Sistemi di Web Conference

Non tutte le aziende sono in grado di organizzare web meeting e web conference in modo semplice e dinamico. La scelta del software e dell’hardware dipendono dalle specifiche esigenze aziendali. Oggi esistono numerosi sistemi di video-conferenza che permettono la condivisione di file, la partecipazione interattiva di tutti gli invitati, la pianificazione degli incontri e anche l’eventuale registrazione ed archiviazione delle sessioni. Cabar offre alle aziende tutti i tool necessari con un servizio di configurazione ed assistenza personalizzato. Maggiori dettagli sono disponibili qui https://www.cabar.com/cabar-web-meeting/