Smart Working: una soluzione utile per le aziende, i lavoratori e l’ambiente

Smart Working: una soluzione utile per le aziende, i lavoratori e l’ambiente

L’emergenza sanitaria del 2020, ha portato molte aziende ad adottare nuove modalità di lavoro a distanza, che, in parte, sono state mantenute fino ad oggi.

I vantaggi dello Smart Working

Lo Smart Working, che per diversi anni in Italia, non è stato preso in considerazione in modo esteso, per una resistenza fisiologica delle imprese al cambiamento, presenta infatti molti benefici per il lavoratore, per il datore di lavoro e per l’ambiente.

Per quanto riguarda i lavoratori, se correttamente applicato, permette di migliorare il bilanciamento tra lavoro e vita privata, riducendo o annullando i tempi di spostamento ed i rischi ad esso connessi. Inoltre i sistemi di e-learning e di formazione a distanza possono aiutare nella formazione e nell’aggiornamento di un maggior numero di dipendenti, incrementando il coinvolgimento e l’inclusione delle risorse aziendali.

Per le aziende, si ha la possibilità di ridurre i costi operativi, diminuendo il numero di postazioni di lavoro nelle sedi aziendali.

Infine sono molteplici le sinergie con la sostenibilità ambientale: Il lavoro da remoto riduce l’impronta carbonica legata all’utilizzo di mezzi individuali per recarsi sul posto di lavoro e favorisce la sostenibilità anche attraverso la dematerializzazione dei processi: da un lato un progressivo decremento nel ricorso alla carta, con benefici diretti sull’ambiente e sulle emissioni di CO2, dall’altro soluzioni quali la PEC o la firma elettronica, permettono non solo maggiore velocità nei processi di approvazione, ma anche minore necessità di spostamenti fisici tra uffici di aziende diverse.

Alcuni di questi vantaggi sono riportati anche nel Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile tra il Ministero preposto e le Parti Sociali del 2021.

Nella Premessa di tale Protocollo si legge infatti: “è emersa una crescente attenzione alle esigenze di conciliazione dei tempi di vita e lavoro, di impiego di risorse rispettose della sostenibilità ambientale e del benessere collettivo, attraverso la riduzione degli spostamenti casa-lavoro e, conseguentemente, dell’utilizzo dei mezzi pubblici e di quelli personali, anche per ridurre le emissioni di agenti inquinanti e migliorare, nel contempo, la vivibilità dei centri urbani”.

Alcuni numeri

Dal Rapporto Anitec – Assinform “Il digitale in Italia 2022” emerge che nel 2021 l’applicazione dello Smart Working ha coinvolto 7,2 milioni di lavoratori, pari al 32,5% degli occupati (39,7% nella pubblica amministrazione e 30,8% tra i privati)

Ovviamente questo ha portato ad una maggiore domanda di tecnologie abilitanti, che si è riflessa nell’aumento della spesa per il digitale nel settore business, una tendenza che sembra destinata a rimanere, nonostante il ritorno del lavoro in presenza. Sono sempre più frequenti modalità di lavoro “ibride” in cui il lavoratore è presente in ufficio 3 o 4 giorni a settimana e lavora da remoto nel tempo rimanente.

Lo Smart Working ha dato una spinta propulsiva alla digitalizzazione delle aziende, attraverso le diverse soluzioni tecnologiche che hanno permesso questa evoluzione: dagli smartphone ai sistemi di videoconferenza, dalle applicazioni in cloud, ai sistemi di sicurezza.

Sempre nel report Anitec-Assinform si legge infatti che “Le principali iniziative relative agli investimenti in tecnologie digitali hanno riguardato: l’adeguamento di una infrastruttura ICT maggiormente pronta a supportare i nuovi modelli di lavoro ibrido (smart working e presenza); l’aumento delle interazioni digitali con i partner e i clienti e la necessità di digitalizzare i processi a supporto; una sempre maggiore attenzione ai livelli di sicurezza di dati e applicazioni, per effetto dell’incremento delle minacce cyber.

 

Le soluzioni Cabar per lo Smart Working

Cabar, da anni, ha concentrato la sua attività proprio sulla progettazione e lo sviluppo delle infrastrutture ICT aziendali, sulla sicurezza dei dati e delle applicazioni e sul supporto nel processo di digitalizzazione.

Con un approccio pragmatico e professionale, Cabar è in grado di disegnare la migliore configurazione tecnologica per ogni tipo di azienda: da quelle medio-piccole alle grandi, dalle imprese private agli enti e alla Pubblica Amministrazione.

In particolare, per lo Smart Working, Cabar offre una serie di proposte, che coniugano efficienza ed elevati standard di sicurezza

 

File-Sharing: coniugare mobilità con sicurezza

File-Sharing: coniugare mobilità con sicurezza

Cosa significa file-sharing

File-sharing significa condivisione di documenti di diversa natura per via informatica, un’azione che, spesso con inconsapevole leggerezza, compiamo tutti i giorni: grazie ai Social Network, chiunque ha imparato a condividere immagini, video, testi e perfino documenti con un numero indefinito di potenziali lettori o visualizzatori. Bastano pochi click sul telefono e possiamo rendere pubblici i nostri pensieri o le foto delle vacanze e con ancor meno fatica, possiamo prendere dei contenuti presenti su una piattaforma Social e condividerli con gli altri. Mai come in questi ultimi anni la parola “condivisione” ha avuto tanta popolarità.

Eppure, o forse proprio per questo, quando si tratta di documenti di lavoro, la condivisione degli stessi diventa un argomento delicato.

Breve storia del file-sharing

Prima dell’avvento dell’era informatica, all’interno di una organizzazione, la condivisione di un documento era possibile soltanto producendo diverse copie fisiche del documento originale. Con la dematerializzazione portata dai computer, testi, immagini, video, sono diventati “file”, archiviabili su supporti fisici, dove potevano essere letti o modificati da chiunque fosse in possesso di un dispositivo idoneo e di un accesso autorizzato. La creazione delle reti informatiche e su tutte della regina delle reti, ovvero Internet, ha ampliato ulteriormente queste possibilità: il file sharing ha permesso di allargare l’accesso simultaneo allo stesso documento ad un numero potenzialmente illimitato di utenti.

Vantaggi

Il principale vantaggio del file-sharing è che i documenti e gli archivi sono raggiungibili in qualsiasi momento e indipendentemente dal luogo fisico in cui si trovano, di conseguenza gli utenti possono consultare o modificare i file a distanza, purché siano collegati alla Rete. Inutile dire che dal punto di vista dell’operatività questo è alla base dello smart working e del remote working ed è indispensabile per le realtà che operano con uffici e risorse distribuite sul territorio.

…e criticità di cui bisogna tenere conto.

In primo luogo LA SICUREZZA DEI DATI e delle informazioni: il file-sharing opera attraverso la rete e richiede quindi tutti gli accorgimenti di sicurezza ad essa correlati.

In alcune aziende la scelta è quella di condividere l’accesso agli archivi solamente tramite VPN, tuttavia questo può essere limitante nel momento in cui alcuni file, magari di grandi dimensioni, devono essere visibili anche a persone esterne all’organizzazione.

In altri casi, le aziende possono optare per soluzioni Cloud, dove esistono applicativi specifici per la collaborazione in tempo reale sui documenti. Il dato, però, di fatto “esce” dall’organizzazione e il tema della sicurezza, soprattutto se si tratta di documenti riservati, progetti industriali o informazioni personali è decisamente molto rilevante. Un esempio per tutti è quello della Privacy, dove la normativa europea GDPR pone limiti stringenti al trasferimento dei dati al di fuori dei confini dell’Unione. Di conseguenza possono essere utilizzate soluzioni miste di Cloud pubblico per alcune informazioni e applicativi e Cloud privato, che permette di mantenere in un ambiente più controllato dati e processi ritenuti critici.

Un altro elemento critico è legato alla REALE DISPONIBILITÀ DI ACCESSO AL DATO. In alcuni contesti può capitare che l’utente non riesca a collegarsi alla rete e diventa quindi necessario poter operare in modalità off-line. Occorre quindi scegliere una soluzione di file-sharing che permetta all’utente di accedere, modificare e salvare i file anche quando è off-line, in modo che le modifiche apportate vadano ad aggiornare il file condiviso non appena l’utente è nuovamente on line.

Un ulteriore elemento da considerare è la SINCRONIZZAZIONE DELLE VARIAZIONI. Le reti private virtuali (VPN) e il file system distribuito (DFS) di Microsoft sono stati gli strumenti tradizionali per la sincronizzazione dei dati tra uffici remoti. Il problema è che non sempre funzionano al meglio su reti geografiche (WAN) e può essere difficile accedere ai dati e mantenerli adeguatamente sincronizzati. Occorre scegliere una soluzione che tenga conto delle seguenti problematiche:

  • risoluzione dei conflitti tra diverse sedi al momento dell’accesso simultaneo
  • sincronizzazione delle autorizzazioni
  • chiara cronologia delle modifiche effettuate con controllo delle diverse versioni del file
  • semplicità nella sincronizzazione anche quando si accede da un dispositivo mobile o da una VPN

La proposta di Cabar

La soluzione proposta da Cabar per il file-sharing prevede che le condivisioni del file server locale vengano sincronizzate nel servizio di archiviazione cloud (incluso Azure Blob Storage) e che i dipendenti possano utilizzare telefoni cellulari, dispositivi remoti e web browser per accedere a file e cartelle con specifiche credenziali. La sicurezza in termini di Privacy è garantita dal fatto che la soluzione di file-sharing è ospitata su Cloud privato, garantendo la “privacy by design”, conforme a GDPR e HIPAA,  mentre in termini di Controllo deriva da come sono gestiti diversi parametri: autorizzazioni, gruppi e criteri di accesso, analisi di audit e registrazione del download di file. Infine, per quanto riguarda i dati, sono presenti misure di sicurezza che coprono i dati inattivi, i dati in transito, l’integrazione dell’autenticazione con Active Directory e le autorizzazioni NTFS.

 

Contattaci per maggiori informazioni sulla nostra proposta

 

Garantire la sicurezza dello smart working

Garantire la sicurezza dello smart working

Lo scorso anno si è rivelato una svolta per l’implementazione del modello del lavoro a distanza. I dipendenti sono stati costretti a separarsi dalla scrivania e dalla sedia da lavoro in favore di un divano di casa o uno sgabello al tavolo della cucina, su cui è stato posizionato un portatile aziendale.

L’aumento dei lavoratori da remoto ha sorpreso tutti e tra le sfide associate a questa novità vi è quella di garantire una connessione sicura tra la casa e le risorse aziendali.

Già la Commissione Europea ha sottolineato l’importante ruolo dello smart working per sostenere l’occupazione e la produzione durante la crisi del COVID-19. Dallo scoppio della pandemia lavorare da casa è diventata la norma per milioni di lavoratori in UE e nel mondo.

Con solo il 15% di lavoratori in tutta Europa che ha lavorato da remoto prima dello scoppio della pandemia, il cambiamento improvviso per adeguarsi a questa nuova realtà deve essere stata, per le aziende, una sfida enorme. Infatti, oltre alle questioni relative all’organizzazione e alla parte psicologica del lavoro, la questione principale è stata la necessità di garantire la sicurezza informatica, inclusa la protezione dei dispositivi utilizzati e i dati memorizzati al loro interno. Il tutto, inoltre, doveva essere fatto rapidamente.

L’ambiente di lavoro da remoto durante la pandemia è stato soggetto a frequenti modifiche, soprattutto nelle prime settimane, a cui è stato associato un aumento delle minacce informatiche, principalmente di phishing: le minacce includevano infatti tentativi di phishing e hacking nella posta elettronica aziendale e attacchi ransomware. Con l’aumento dei lavoratori a distanza che si connettono alla rete aziendale e del numero di tentativi di hacking e attacchi informatici, le aziende hanno anche identificato gli aspetti più difficili dello smart working, come la necessità di garantire connessioni sicure.

Dall’inizio della pandemia, solo il 55% delle aziende aveva un numero sufficiente di risorse IT qualificate per fornire supporto tecnico per il lavoro da remoto. E la carenza di personale qualificato nell’ambito della Cybersecurity può rappresentare una sfida significativa.

Ma come migliorare gli standard di sicurezza nelle aziende? Dato il numero di tentativi di hacking e minacce informatiche di cui i lavoratori a distanza possono rimanere vittima, le aziende dovrebbero considerare attentamente quali tecnologie sono necessarie per proteggere il telelavoro.

Molte aziende intendono aggiornare i propri sistemi di sicurezza in futuro, alcune prevedono anche di implementare nuovi strumenti mai utilizzati prima. Un primo problema da affrontare è sicuramente quello della sincronizzazione e condivisione dei file e dunque, di conseguenza, la totale affidabilità dei canali di comunicazione e trasferimento dei dati, considerando soprattutto che con lo smart working ciò avviene attraverso dispositivi di diversi tipi. È utile a questo scopo una crittografia end-to-end e controlli identificativi dell’utente.

Un secondo problema può essere legato all’account dell’impiegato, poiché i diritti di accesso in esterno dovrebbero essere più limitati.

Soprattutto, è sempre consigliabile l’uso di dispositivi aziendali, e mai quelli personali, in modo che i dati più a rischio possano rimanere separati e al sicuro.

 

Lo Smart Working: creare un nuovo ambiente di lavoro

Lo Smart Working: creare un nuovo ambiente di lavoro

Lo smart working è ormai diventato un modello consolidato di approccio alla vita lavorativa di tutti i giorni.

Stiamo vivendo un periodo ricco di cambiamenti, nella quale abbiamo stravolto le nostre abitudini quotidiane ed il nostro lavoro.

Siamo stati portati ad innalzare la curva di apprendimento e combattere la resistenza al cambiamento, sperimentando modalità di lavoro innovative con le quali non è stato semplice rapportarsi e che magari avrebbero impiegato ancora anni per diventare parte del nostro quotidiano.

Il lavoro agile ha cambiato la nostra idea di lavoro, portando a ragionare in una logica che va per obiettivi piuttosto che per processi, non avendo vincoli di luogo o orari.  Il tutto gestendo una comunicazione multicanale che facilita i rapporti aziendali e permette a chiunque di poter svolgere il proprio lavoro nel miglior modo possibile.

Flessibilità e collaborazione sono tra le parole chiave di questo nuovo modo di approcciarsi al lavoro.

 

Ma cosa si intende nello specifico per Smart  Working?

 

Secondo Mariano Corso, Responsabile Scientifico degli Osservatori Smart Working e Cloud Transformation, esistono varie categorie di tecnologie che abilitano questo nuovo processo lavorativo:

·         Social collaboration:

Strumenti e servizi che permettono di comunicare e relazionarsi, creando nuove opportunità di collaborazione e condivisione della conoscenza.

·         Mobility:

Piattaforme, device e applicazioni che supportano il lavoro in mobilità.

·         Security:

Tecnologie realizzate per garantire la sicurezza dei dati, anche da remoto, e da diversi dispositivi.

·         Workspace technology:

Tecnologie e servizi per un utilizzo più flessibile e più efficace degli ambienti fisici.

·         Le video chiamate:

Una delle parti più importante del lavoro agile. Il primo strumento per poter ridurre la distanza tra il lavoro a casa e in ufficio.

·         Lavorare su file condivisi:

Piattaforme che permettono di gestire i propri file in modalità condivisa, permettendone la modifica da qualsiasi dispositivo ed in qualsiasi momento.

 

Lavorare con queste modalità ci permette di migliorare la produttività alleggerendo molti processi aziendali che offline richiederebbero sicuramente più sforzi.  Per il dipendente, poi, il lavoro agile offre vantaggi personali da non sottovalutare, come ad esempio: risparmio di tempo e di costi per spostamenti, possibilità di gestire meglio il rapporto tra vita privata e lavorativa, migliorare il benessere organizzativo. Per non parlare dei miglioramenti in ambito ambientale ed urbano con la diminuzione di traffico ed emissioni di CO2.

 

 

 

Formazione a distanza: Cabar diventa partner di Microsoft

Formazione a distanza: Cabar diventa partner di Microsoft

L’e-learning, di pari passo con lo Smart Working, sta prendendo sempre più piede nell’ambito della formazione. Ciò riguarda sia l’università che le aziende, le quali si appoggiano agli strumenti digitali per erogare i propri corsi di aggiornamento.

 

Di cosa parliamo nello specifico?

 

L’e-learning è un sistema di apprendimento a distanza basato su piattaforme web accessibili tramite computer o dispositivi mobile e connessione Internet. È un tipo di formazione che mette insieme strumenti diversi come testi, video o presentazioni che possono essere fruiti senza vincoli spaziali e da diversi device.

L’e-learning implica che si venga a creare un contatto virtuale innovativo tra docente e studente, proprio per questo, la formazione a distanza non deve essere impostata alla stessa maniera di quella in presenza, ma va rimodulata.

Parliamo di un tipo di apprendimento dinamico e flessibile nel quale lo studente è tenuto a stare fisso davanti a un dispositivo, con conseguente difficoltà nel mantenere alta la concentrazione. Per questo, l’apprendimento si deve basare su una comunicazione dinamica e focalizzata che possa tenere alta la concentrazione e permettere di ottenere risultati paragonabili alla formazione in presenza.

In questo periodo storico l’accelerazione che si è riscontrata nel passaggio alla digitalizzazione ha imposto lo stravolgimento delle pratiche quotidiane, portando quasi ogni aspetto della nostra vita nel digitale, con vantaggi che sono stati tangibili per tutti.

 

Formazione aziendale: i dati di Cegos

 

Le aziende, in particolar modo, sono risultate molto favorevoli a questo cambiamento viste le facilitazioni che il digitale ha portato.

A questo proposito, l’Observatory Barometer 2020 di Cegos, che ha coinvolto professionisti HR e dipendenti di vari paesi europei, ha messo in luce dei dati interessanti:

  • L’86% degli specialisti HR ha adattato l’offerta formativa aziendale durante la pandemia e il
    conseguente lockdown
  • Il 46% ha tramutato la formazione in aula in formazione online
  • Il 29% ha istituito nuovi percorsi formativi proprio a seguito dell’emergenza sanitaria.
  • Il 77% dei dipendenti intervistati ha frequentato un corso di formazione a distanza.

La pandemia ha permesso, quindi, di entrare in contatto con questa nuova forma di apprendimento che si è fatta spazio nel nostro quotidiano diventando un capo saldo delle aziende.

 

Cabar partner Microsoft

 

Noi di Cabar crediamo molto in queste nuove modalità di apprendimento che permettono molta più dinamicità e flessibilità nel rapporto che intercorre tra studente e formatore. Grazie alla qualità dei servizi che mettiamo a disposizione, siamo partner di Microsoft per quanto riguarda queste tematiche e puoi trovarci anche nel sito dell’azienda americana alla sezione “Education”.

Un risultato che ci rende orgogliosi e che ci spinge a migliorare noi stessi e offrire soluzioni che semplifichino sempre più la vita quotidiana dei nostri clienti.

Cybersecurity: quanto conta il fattore umano?

Cybersecurity: quanto conta il fattore umano?

Quanto può essere determinante il fattore umano nel garantire la cybersecurity di un’azienda? Spesso si tende a sottovalutare il fatto che anche il comportamento più innocuo possa in realtà avere delle ripercussioni disastrose in termini di cybersecurity.

A peggiorare la situazione si aggiunge anche il periodo storico che stiamo vivendo, tutt’altro che favorevole. Non è una casualità, se con la pandemia e il consolidamento dello Smart Working (si pensi che solo in Italia ci sono più di 5 milioni di smart workers) sia stato registrato anche un incremento degli attacchi informatici. Infatti, lavorando da casa, le persone sono meno soggette a controlli e più inclini a commettere leggerezze: solo per citarne una, l’invio di documenti aziendali ad un indirizzo di posta personale sembra essere all’ordine del giorno.

Inoltre, è bene ricordare che all’interno di una organizzazione tutti i computer sono muniti di una Vpn (sigla che sta per Virtual Private Network) che permette di tener traccia di tutte le azioni e lavorare in un ambiente informatico sicuro anche da remoto; la stessa protezione ovviamente non è garantita quando l’utente, durante lo Smart Working, utilizza il computer personale.

Scendendo più nel concreto, quali sono le conseguenze di queste condotte improprie? Come si può facilmente dedurre, tali comportamenti possono determinare:

Perdita di dati sensibili aziendali nel caso in cui i documenti riguardino solo l’azienda

Violazione di privacy e data breach nel caso in cui i documenti in questione contengano anche informazioni riservate sui clienti.

Quali sono gli attacchi più gettonati?

Ovviamente i cyber criminali non hanno perso in questi mesi l’occasione di sfruttare il caos generale provocato dalla pandemia per mettere in difficoltà le aziende e sfoderare i loro attacchi, sfruttando l’errore umano. Tra i più gettonati sicuramente abbiamo:

Phishing che consiste in una truffa via email attraverso la quale il malintenzionato convince la vittima a fornire dati personali o codici di accesso fingendo un’altra identità.
Ransomware: virus che rende inaccessibili i dati dei computer infettati, i quali sono ripristinabili solo dopo un riscatto.

Cybersecurtity: un tassello indispensabile per la cultura aziendale

In ultima analisi, risulta veramente difficile trovare una soluzione che funga da rimedio universale agli attacchi in quanto i cyber criminali sono sempre alla ricerca di tecniche e strumenti innovativi per evadere qualsiasi tipo di controllo.

Tuttavia, è possibile quanto meno limitare tali fenomeni. Come? Il primo passo è sicuramente quello di includere il tema della sicurezza informatica all’interno della cultura aziendale, aumentando la consapevolezza dei dipendenti al riguardo. È necessaria un vero e proprio cambiamento della forma mentis: infatti, a volte basta veramente poco per cadere nelle grinfie di malintenzionati e causare danni irrimediabili all’azienda sia a livello di reputazione che di bilancio.