Cosa significa file-sharing
File-sharing significa condivisione di documenti di diversa natura per via informatica, un’azione che, spesso con inconsapevole leggerezza, compiamo tutti i giorni: grazie ai Social Network, chiunque ha imparato a condividere immagini, video, testi e perfino documenti con un numero indefinito di potenziali lettori o visualizzatori. Bastano pochi click sul telefono e possiamo rendere pubblici i nostri pensieri o le foto delle vacanze e con ancor meno fatica, possiamo prendere dei contenuti presenti su una piattaforma Social e condividerli con gli altri. Mai come in questi ultimi anni la parola “condivisione” ha avuto tanta popolarità.
Eppure, o forse proprio per questo, quando si tratta di documenti di lavoro, la condivisione degli stessi diventa un argomento delicato.
Breve storia del file-sharing
Prima dell’avvento dell’era informatica, all’interno di una organizzazione, la condivisione di un documento era possibile soltanto producendo diverse copie fisiche del documento originale. Con la dematerializzazione portata dai computer, testi, immagini, video, sono diventati “file”, archiviabili su supporti fisici, dove potevano essere letti o modificati da chiunque fosse in possesso di un dispositivo idoneo e di un accesso autorizzato. La creazione delle reti informatiche e su tutte della regina delle reti, ovvero Internet, ha ampliato ulteriormente queste possibilità: il file sharing ha permesso di allargare l’accesso simultaneo allo stesso documento ad un numero potenzialmente illimitato di utenti.
Vantaggi
Il principale vantaggio del file-sharing è che i documenti e gli archivi sono raggiungibili in qualsiasi momento e indipendentemente dal luogo fisico in cui si trovano, di conseguenza gli utenti possono consultare o modificare i file a distanza, purché siano collegati alla Rete. Inutile dire che dal punto di vista dell’operatività questo è alla base dello smart working e del remote working ed è indispensabile per le realtà che operano con uffici e risorse distribuite sul territorio.
…e criticità di cui bisogna tenere conto.
In primo luogo LA SICUREZZA DEI DATI e delle informazioni: il file-sharing opera attraverso la rete e richiede quindi tutti gli accorgimenti di sicurezza ad essa correlati.
In alcune aziende la scelta è quella di condividere l’accesso agli archivi solamente tramite VPN, tuttavia questo può essere limitante nel momento in cui alcuni file, magari di grandi dimensioni, devono essere visibili anche a persone esterne all’organizzazione.
In altri casi, le aziende possono optare per soluzioni Cloud, dove esistono applicativi specifici per la collaborazione in tempo reale sui documenti. Il dato, però, di fatto “esce” dall’organizzazione e il tema della sicurezza, soprattutto se si tratta di documenti riservati, progetti industriali o informazioni personali è decisamente molto rilevante. Un esempio per tutti è quello della Privacy, dove la normativa europea GDPR pone limiti stringenti al trasferimento dei dati al di fuori dei confini dell’Unione. Di conseguenza possono essere utilizzate soluzioni miste di Cloud pubblico per alcune informazioni e applicativi e Cloud privato, che permette di mantenere in un ambiente più controllato dati e processi ritenuti critici.
Un altro elemento critico è legato alla REALE DISPONIBILITÀ DI ACCESSO AL DATO. In alcuni contesti può capitare che l’utente non riesca a collegarsi alla rete e diventa quindi necessario poter operare in modalità off-line. Occorre quindi scegliere una soluzione di file-sharing che permetta all’utente di accedere, modificare e salvare i file anche quando è off-line, in modo che le modifiche apportate vadano ad aggiornare il file condiviso non appena l’utente è nuovamente on line.
Un ulteriore elemento da considerare è la SINCRONIZZAZIONE DELLE VARIAZIONI. Le reti private virtuali (VPN) e il file system distribuito (DFS) di Microsoft sono stati gli strumenti tradizionali per la sincronizzazione dei dati tra uffici remoti. Il problema è che non sempre funzionano al meglio su reti geografiche (WAN) e può essere difficile accedere ai dati e mantenerli adeguatamente sincronizzati. Occorre scegliere una soluzione che tenga conto delle seguenti problematiche:
- risoluzione dei conflitti tra diverse sedi al momento dell’accesso simultaneo
- sincronizzazione delle autorizzazioni
- chiara cronologia delle modifiche effettuate con controllo delle diverse versioni del file
- semplicità nella sincronizzazione anche quando si accede da un dispositivo mobile o da una VPN
La proposta di Cabar
La soluzione proposta da Cabar per il file-sharing prevede che le condivisioni del file server locale vengano sincronizzate nel servizio di archiviazione cloud (incluso Azure Blob Storage) e che i dipendenti possano utilizzare telefoni cellulari, dispositivi remoti e web browser per accedere a file e cartelle con specifiche credenziali. La sicurezza in termini di Privacy è garantita dal fatto che la soluzione di file-sharing è ospitata su Cloud privato, garantendo la “privacy by design”, conforme a GDPR e HIPAA, mentre in termini di Controllo deriva da come sono gestiti diversi parametri: autorizzazioni, gruppi e criteri di accesso, analisi di audit e registrazione del download di file. Infine, per quanto riguarda i dati, sono presenti misure di sicurezza che coprono i dati inattivi, i dati in transito, l’integrazione dell’autenticazione con Active Directory e le autorizzazioni NTFS.
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