LA DIGITALIZZAZIONE DEGLI STUDI PROFESSIONALI

Può creare nuove opportunità di business?

Ne parliamo con David Sturaro, dottore commercialista in Milano

Negli ultimi decenni, le innovazioni tecnologiche hanno prodotto significativi cambiamenti nel modo di lavorare, non solo delle aziende, ma anche nell’ambito degli studi professionali.

Questo ha prodotto indubbi vantaggi in termini di: riduzione dei costi, aumento dell’efficienza, maggiori opportunità di remote working e minore impatto ambientale, ma ha anche richiesto e richiede un continuo sforzo di acquisizione di competenze su tematiche non strettamente legate alla professione e pone importanti questioni in tema di sicurezza e compliance.

Il professionista si trova quindi davanti ad un metaforico bivio: continuare ad operare “come si è sempre fatto”, oppure abbracciare la digitalizzazione. In questa scelta, fondamentale è il supporto da aziende specializzate in informatica, che possono guidare lo studio professionale nei vari passaggi che la digitalizzazione comporta.

La nostra chiacchierata con David Sturaro parte proprio dal momento in cui si è trovato a questo bivio.

“Era il 2019, quando in fase di ridefinizione degli assetti dello studio, anche per una variazione intervenuta negli associati di allora, ho proposto che lo Studio si connotasse maggiormente secondo il mio approccio e la mia visione della professione di dottore commercialista.

Subito mi resi conto che la prima difficoltà sarebbe stata la riorganizzazione degli archivi e delle pratiche, perché non era mai stata fatta una riflessione approfondita sui flussi di lavoro e sulla conseguente ottimizzazione delle attività e dei supporti informativi. I documenti erano per lo più in forma cartacea e ciò che era stato informatizzato non aveva migliorato l’efficienza e non garantiva adeguati standard di sicurezza.

Fu allora che mi rivolsi a Cabar per una consulenza che mi permettesse di comprendere come avrei potuto digitalizzare il lavoro dello studio, migliorando la produttività e tutelando la privacy e la sicurezza delle informazioni dei miei Clienti.

Poi venne il Covid, e l’urgenza della digitalizzazione, della remotizzazione del lavoro e dell’accessibilità in sicurezza alle pratiche divenne ancora più evidente”.

Quale fu la proposta di Cabar?

“Cabar, grazie all’esperienza maturata negli anni, fu subito in grado di comprendere e rispondere alle nostre esigenze:

  • uno Studio che fosse 100% digitalizzato, con archivi capienti accessibili da remoto, con sistemi di sicurezza consolidati e certificati;
  • la possibilità di integrare la nuova infrastruttura informatica con il Sistema ERP esistente, con architetture di archivi pensate per un allineamento totale tra i nostri gestionali e le soluzioni software proposte da Cabar;
  • un elevato standard di sicurezza, minimizzando i rischi di perdita di dati e informazioni, monitoraggio in continuo degli accessi ai vari data base, e conformità piena alle normative più stringenti in termini di privacy;
  • il tutto garantendo la continuità operativa a tutti gli addetti e ai partners”.

Quali soluzioni tecnologiche sono state utilizzate?

“Per uno studio professionale, non è economicamente vantaggioso, in generale, avere una struttura ICT interna, con risorse dedicate.

Spesso inoltre si tratta di tecnici chiamati a gestire la rete ed i dispositivi ad essa collegati, ma che non svolgono una funzione consulenziale e che quindi difficilmente propongono nuove soluzioni che potrebbero efficientare il lavoro svolto dallo studio.

Cabar, invece, grazie all’esperienza pluridecennale nell’ambito ICT, è in grado di risolvere le diverse problematiche quotidiane, ma anche di essere proattiva nel suggerire soluzioni più innovative sia dei grandi nomi dell’informatica, che delle aziende più di nicchia. Nel nostro caso specifico, opera come Managed Service Provider, ovvero come gestore in outsourcing di tutte le tematiche ICT inerenti al nostro Studio.

A livello di infrastruttura di dati, Cabar ci ha seguito passo passo nella migrazione in Cloud, attivando per noi il servizio di Cloud File Share per salvataggio condiviso files ed il servizio di Versioning, che ci permette di visualizzare e gestire le diverse versioni modificate dello stesso documento.

 

La collaborazione tra gli utenti viene gestita tramite Microsoft 365 e la loro sicurezza è rafforzata tramite agent AntiVirus, xDR e regole di Thread Management, che bloccano un endpoint, qualora venissero rilevate modifiche massive ricorsive, quali ad es. azioni di cifratura a seguito di malware.

Sempre in tema di sicurezza, Cabar ci fornisce un servizio su più livelli: ha provveduto alla sicurezza perimetrale tramite firewall UTM ed ha installato un Sistema di e-mail security gateway sulle nostre postazioni di lavoro. Periodicamente provvede al backup su S3 storage esterno dei files condivisi tramite Cloud File Share e ci garantisce un servizio di monitoring proattivo sulla nostra rete e sulle nostre postazioni, in modo da ridurre il più possibile il rischio di interruzioni del lavoro.

Cabar inoltre ci fornisce sia un servizio di assistenza tecnica con tempi di risposta garantiti, che un servizio di consulenza per sviluppi futuri in linea con le possibili evoluzioni del nostro lavoro, legate all’acquisizione di nuovi clienti e / o a variazioni nel quadro normativo

Molto importante è anche la formazione che Cabar ha fatto relativamente alle nuove tecnologie adottate. Ci ha permesso di comprenderne appieno le potenzialità e poterle utilizzare al meglio sulla base delle nostre esigenze”.

A distanza di tre anni dall’inizio di questo nuovo approccio digitalizzato, che valutazione può dare?

La digitalizzazione del nostro studio ci ha portato numerosi vantaggi: in primo luogo una riorganizzazione dei flussi di lavoro, che ci ha permesso di essere più efficienti e di poter dedicare più tempo nella creazione di servizi a valore per lo studio, in primis, e di conseguenza per i nostri Clienti.

Un altro effetto positivo è la possibilità di lavorare in modalità smart in qualsiasi momento, con la certezza di poter accedere in modo efficiente e sicuro a tutte le risorse dello studio.

Molto importante per noi è anche l’impatto ambientale. Il nostro Studio oggi non utilizza un solo foglio di carta, non abbiamo nemmeno più le penne! La dematerializzazione dei documenti, per uno studio di Commercialisti non è una cosa semplice o banale, ma noi siamo riusciti ad ottenere questo importante risultato.

Ultimo elemento, che vorrei evidenziare, è il cambiamento culturale che questo passaggio ha prodotto. L’utilizzo di nuovi servizi ed applicazioni ci ha “costretto” ad imparare nuove modalità di lavoro, nuove strade per raggiungere i nostri risultati. Questa competenza acquisita, ci permette oggi di analizzare le pratiche e le modalità amministrative dei nostri clienti, con un occhio più “critico” sugli aspetti prettamente legati alla gestione dei dati e della loro sicurezza, aspetti che sempre più spesso hanno delle ricadute dirette sul rispetto delle norme vigenti”.

Quali saranno i prossimi sviluppi?

“La digitalizzazione è un approccio che è in continua evoluzione. Noi pensiamo ad un futuro in cui la contabilità di tutte le Aziende nostre Clienti risiederà in Cloud in ambienti protetti, dove l’accesso sarà garantito per le verifiche dell’Agenzia delle Entrate. Questo permetterà di semplificare e velocizzare i controlli e di riuscire a separare le Aziende virtuose da quelle, per così dire “problematiche”, portando benefici a tutto il sistema economico del nostro Paese.

Nell’immediato, quello che faremo, come Studio professionale, con il supporto di Cabar, sarà promuovere presso i nostri Clienti l’utilizzo del nostro spazio in Cloud dove possiamo gestire tutti gli scambi di dati da e per i nostri Clienti. In questo modo renderemo più sicure le informazioni, evitando che contenuti sensibili o allegati viaggino via e-mail, con tutti i rischi crescenti che questa applicazione sta evidenziando.

Inoltre, il grosso (e rapido) passo in avanti, in prospettiva di breve termine ci facilita il percorso -ormai irrinunciabile- di certificazione della qualità, secondo standard internazionali di comune accettazione nell’ambito delle ‘tax and law firms’ quale la nostra.

La certificazione dei processi, degli strumenti e dei metodi di servizio favorirà anche la ricerca e l’avvio di forme di collaborazione internazionali con altri studi esteri analoghi al nostro, in modo da diventare ‘rete’ e da offrire ai rispettivi clienti la certezza di un approccio di ‘lavoro digitale’ tanto in termini di qualità/innovazione/tempestività dei servizi, quanto in termini di sicurezza/interoperabilità dei dati gestiti per conto dei clienti”.